DSGVO-konforme Newsletter-Tools: Worauf es ankommt und welche Anbieter passen

Was „DSGVO-konform“ bei Newsletter-Tools bedeutet

Ein Tool kann nicht für sich allein „DSGVO-konform“ sein. Es kann dir aber die Voraussetzungen liefern: einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, nachvollziehbare Speicherorte, saubere Anmeldeprozesse und Funktionen, um Einwilligungen nachzuweisen. Verantwortlich für den Versand bleibst du als Absender.

6 Kriterien für ein datenschutzfreundliches Newsletter-Tool

1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)

Der Anbieter verarbeitet die Daten deiner Kontakte in deinem Auftrag. Dafür ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Seriöse Anbieter stellen ihn standardmäßig bereit – oft direkt im Konto oder als Teil der Nutzungsbedingungen.

2. Speicherort der Daten

Werden Daten nur in Deutschland oder der EU gespeichert, entfällt die Frage nach Übermittlungen in Drittländer weitgehend. Achte auch auf Unterauftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentren, Versanddienstleister), die der Anbieter einsetzt.

3. Übermittlung in Drittländer

Bei US-Anbietern können Daten in die USA übermittelt werden. Das ist möglich, braucht aber eine Rechtsgrundlage – etwa das EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Diese Übermittlungen musst du in deiner Datenschutzerklärung nennen.

4. Double-Opt-in

Bei der Anmeldung bestätigt der Kontakt seine E-Mail-Adresse per Klick. In Deutschland gilt das als Standard, um Einwilligungen nachweisen zu können. Gute Tools protokollieren Zeitpunkt und Herkunft der Anmeldung.

5. Abmeldung und Datenlöschung

Jede E-Mail braucht eine einfache Abmeldemöglichkeit. Das Tool sollte Abmeldungen automatisch verarbeiten und dir helfen, Daten auf Anfrage zu löschen oder zu exportieren.

6. Öffnungs- und Klick-Tracking

Fast alle Tools messen Öffnungen und Klicks personenbezogen. Ob und wie dafür eine Einwilligung nötig ist, wird diskutiert. Informiere bei der Anmeldung transparent darüber und kläre die Details mit deiner Rechtsberatung.

Anbieter-Übersicht: Sitz, Datenstandort und AV-Vertrag

Anbieter mit Datenspeicherung in Deutschland

Laut eigenen Angaben speichern diese Anbieter die Daten in Deutschland (teils ergänzt um die EU):

• KlickTipp: Server und Mailserver in Deutschland, Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU. Anbieter: Klick-Tipp Limited, London (Vereinigtes Königreich).
• CleverReach: Speicherung auf Servern in Deutschland und der EU. Anbieter: CleverReach GmbH & Co. KG, Rastede (Deutschland).
• rapidmail: Speicherung auf Servern in Deutschland, laut Datenschutzerklärung keine Übermittlung in Drittländer. Anbieter: Positive Group Deutschland GmbH, Freiburg (Deutschland).

Beachte: Der Sitz des Unternehmens und der Speicherort der Daten sind zwei verschiedene Dinge. KlickTipp hat seinen Sitz laut Impressum in London, betreibt seine Server laut eigener Aussage aber in Deutschland. Brevo hat eine deutsche Gesellschaft in Berlin und nennt den Server-Standort EU; MailerLite schließt Verträge mit EU-Kunden über eine irische Gesellschaft und nutzt laut AVV Rechenzentren in der EU.

US-Anbieter: was du beachten musst

Mailchimp und ActiveCampaign sind US-Unternehmen; auch bei GetResponse verweist der AVV auf Unterauftragsverarbeiter. Die Angaben der Anbieter:

• GetResponse: Angaben zum Speicherort im AVV über Unterauftragsverarbeiter.
• ActiveCampaign: Rechenzentren in EU, USA und APAC (Zuordnung nach Standort); Verarbeitung auch in den USA möglich.
• Mailchimp: Übermittlung und Verarbeitung in den USA und weltweit möglich (EU-U.S. Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln).

Das schließt die Nutzung nicht aus. Du solltest aber prüfen, auf welche Rechtsgrundlage sich die Übermittlung stützt, den AV-Vertrag abschließen und die Übermittlung in deiner Datenschutzerklärung nennen. Wer Diskussionen vermeiden möchte, wählt einen Anbieter mit Datenspeicherung in Deutschland oder der EU.

Checkliste für die Einrichtung

• AV-Vertrag abschließen und ablegen.
• Double-Opt-in aktivieren und die Bestätigungs-Mail klar formulieren.
• Im Anmeldeformular angeben, was der Kontakt bekommt und wie oft.
• Hinweis auf Datenschutzerklärung und Tracking im Formular.
• Newsletter-Tool und eventuelle Drittlandübermittlungen in der Datenschutzerklärung nennen.
• Abmeldelink in jeder E-Mail, Abmeldungen automatisch verarbeiten.
• Inaktive Kontakte regelmäßig bereinigen.

Häufige Fragen

Ist ein Newsletter-Tool aus Deutschland automatisch DSGVO-konform?

Nein. Ein deutscher Speicherort erleichtert vieles, aber Einwilligung, Double-Opt-in, Datenschutzerklärung und Abmeldung liegen in deiner Verantwortung.

Darf ich Mailchimp in Deutschland nutzen?

Mailchimp nennt für die Übermittlung in die USA das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Ob das für deinen Fall ausreicht, solltest du mit deiner Rechtsberatung klären.

Brauche ich einen AV-Vertrag auch beim Gratis-Tarif?

Ja – sobald der Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, unabhängig vom Tarif.

Welche Tools sonst noch zu dir passen, zeigt der Newsletter-Tool-Vergleich. Anbieterseiten zum Datenschutz: CleverReach (externer Link, öffnet in neuem Tab), rapidmail (externer Link, öffnet in neuem Tab), Brevo (externer Link, öffnet in neuem Tab).

Fazit

Für einen datenschutzfreundlichen Newsletter zählen AV-Vertrag, Speicherort, Double-Opt-in und transparente Information. Anbieter wie KlickTipp, CleverReach und rapidmail speichern laut eigener Aussage in Deutschland, Brevo und MailerLite in der EU. Bei US-Anbietern ist eine Übermittlung in die USA möglich – das ist kein Ausschlussgrund, erfordert aber mehr Prüfung. Entscheidend bleibt, wie du das Tool einrichtest.